No hay duda de que el crecimiento del comercio internacional ha sido uno de los impulsores de la economía en los últimos años y de que su auge llega acompañado por la necesidad de traducir una ingente cantidad de documentos. Las empresas cada vez miran más al exterior para no limitar sus mercados y abrir nuevos horizontes en sus líneas de negocio. Sin embargo, la exportación necesita unos trámites para garantizar la legalidad en todos los procesos y esos trámites en ocasiones se hacen farragosos para las pequeñas y medianas empresas (pymes). Es el caso de las homologaciones y las certificaciones.

Por eso, es muy útil contar con una guía básica de los documentos necesarios para exportar y saber en qué casos puede surgir la necesidad de contar con un traductor jurado para avalarlos. Para elaborarla, nos hemos basado en las directrices que marca el Instituto Español de Comercio Exterior (ICEX) en su guía de trámites y documentos de exportación, actualizada en octubre de 2017.

Traducción de facturas

Antes de enumerar la documentación imprescindible para poder comenzar nuestra actividad en comercio internacional, queremos destacar que el ICEX contempla la posibilidad de necesitar un traductor con algunos tipos de facturas. En concreto, el artículo 12 del Reglamento que regula la moneda y lengua en que se podrán expresar y expedir las facturas sostiene que éstas “pueden expedirse en cualquier lengua”. Especifica, sin embargo, que la Administración tributaria “podrá exigir una traducción al castellano, o a otra lengua oficial en España, de las facturas expedidas en una lengua no oficial que correspondan a operaciones efectuadas en el territorio de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como de las recibidas por los empresarios o profesionales o sujetos pasivos establecidos en dicho territorio”.

Si se quieren evitar problemas legales o de malentendidos entre exportador y comprador, lo más acertado es acudir a una agencia de traducción oficial, donde podremos encomendarle el trabajo a un profesional con conocimientos de derecho mercantil, derecho civil, transportes o contabilidad.

Teniendo en cuenta la posibilidad de necesitar un traductor en alguna de las fases del proceso, basta con reunir los documentos genéricos (existen otros específicos) requeridos para un negocio de exportación.

Documentos comerciales

Factura pro forma. Es un documento provisional sobre los elementos que componen una operación. Tiene una estructura similar a la factura comercial, aunque no lleva sello ni firma, y sustituye a la oferta comercial cuando las relaciones entre las partes son frecuentes.

Factura comercial. Es el papel emitido por el exportador para que el comprador abone los productos y servicios adquiridos. Es el documento contable clave para la Aduana.

Lista de contenido. Como su nombre indica, se refiere al contenido de la mercancía detallado por el exportador para facilitar la inspección de la misma.

Factura aduanera. La exigen las Aduanas de algunos países con fines estadísticos o informativos.

Factura consular. Sirve para verificar la mercancía y su origen. Es un documento emitido por el exportador y visado por un consulado del país importador.

Certificados de origen. Prueban el origen de las mercancías con vistas a satisfacer las exigencias de la aduana de destino o comerciales.

Documentos de transporte

Conocimiento de embarque marítimo. Emitido por la empresa naviera para especificar que se ha recibido la mercancía transportada.

Conocimiento de embarque aéreo. Similar al anterior, pero para los casos en los que el transporte se hace por avión.

Carta de porte por carretera CMR. Igual a las anteriores, se usa en las exportaciones terrestres.

Cuaderno TIR. Permite el transporte internacional por carretera sin tener que pasar los pertinentes controles aduaneros. Los contenedores deben ir precintados y no ser manipulados.

Carta de porte ferroviario CIM. Es el documento utilizado en el transporte de mercancías mediante el sistema ferroviario.

Conocimiento de embarque multimodal FIATA. Cuando en el transporte se utilizan diversos medios (avión, camiones, etc.) es necesario utilizar este documento.

Documento de seguro

El seguro de transporte es un contrato que acredita la cobertura de riesgos por parte de las compañías aseguradoras. Puede ser individual (para una operación determinada) o global (válido por un periodo de tiempo estipulado).

Legalización de documentos

Si el país de destino es firmante del Convenio de La Haya de 1961, se realiza la legalización única o ‘Apostilla de La Haya’. Consiste en colocar sobre un documento público una ‘apostilla’ o anotación que certifica la autenticidad de la firma. En caso contrario, es necesario hacer una legalización diplomática y consular de los documentos públicos que intervienen en la operación.

Como se puede apreciar después de leer este listado, la burocracia puede frustrar los deseos de exportar del pequeño emprendedor. Sin embargo, con unas pequeñas pautas y la ayuda de un experto en traducción jurídica como los que podrás encontrar en Enai se pueden conseguir unas altas cotas de éxito.